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邮件管理:邮件沟通如何借助其他方式,实现内部协同大连接?

来源:股票配资成功案例华南发布日期2019-11-12 14:01浏览:

邮件到底应该怎么写?一件很小的事情如何从细节之处完胜别人?对于写邮件,协同办公软件又有哪些帮助?邮件沟通如何借助其他沟通方式,实现内部协同大连接?现以OA协同办公平台为例,讲讲邮件究竟应该怎么写。

邮件的三要素:谁写的、写给谁、为什么写

在写一封邮件之前,首先要明白写这封邮件的目的,也就是为什么要写。在老板堆积如山的邮件中,如果没有明确的主题,很可能被忽略从而影响沟通的效率。谁写的、写给谁很好理解,也就是邮件的发件人与收件人,“为什么写”则是这封邮件的主题,一般包括事情、日期以及姓名,字数最好控制在20字以内。

股票配资成功案例OA操作系统内,发件人自动关联当前人员,收件人则通过“添加”按钮,关联系统通讯录,也可通过搜索英文首字母快速添加,简单高效。

除此之外,还有“抄送”、“暗送”功能,收件人是需要处理此邮件的主要负责人,抄送人表示你的邮件不是直接发给他的,而只是需要他也看看。暗送和抄送的唯一区别就是它能够让各个收件人无法查看到这封邮件同时还发送给了哪些人。

可能大家对“暗送”这一功能还不太了解,其实暗送有个很实用的功能。假如你一次向成百上千位收件人发送邮件,最好采用暗送方式,这样一来可以保护各个收件人的地址不被其他人轻易获得,二来可以使收件人节省下收取大量抄送的E-mail地址的时间。


补充材料:邮件如树干,辅助材料如枝叶

在邮件正文,要讲清楚一件事情没有辅助材料往往是苍白的。比如你需要发一封项目沟通的邮件,如果只是呼吁大家多对项目提意见、多激发参与热情,而没有提到项目进行到哪一阶段、有哪些问题、有哪些收获,这样的邮件最终只能流于形式,别人读起来也味同嚼蜡。

通过OA邮件管理系统,可以上传附件、图片、视频等丰富正文内容,让邮件接收人充分了解到事情的“前因后果”。除了附件的方式,还可直接在正文关联OA系统中的业务工作流、文档、报表、调查表等数据。一封邮件,可以关联系统内的所有知识、资源。以入职邮件为例,可以直接关联文档里的公司介绍、制度,更可以关联流程里的入职步骤、培训步骤等。通过这样的方式,小小的一封邮件变为“知识地图”,从而帮助新员工快速了解公司文化制度、入职流程等。


签名:邮件没有签名就像穿正装不打领带

一封规范的邮件,底部是有签名的。发出的每一封邮件都代表着公司的形象,底部的签名体现了职场人的专业,它就像一张小的名片,里面包含了公司名称、地址、发件人的岗位以及联系方式等。对于发送给客户、代理商等外部联系人时,签名提供了第二次联系的契机。

通过OA邮件的个性设置,可以上传签名图片,并直接在发邮件的时候关联签名。签名直接显示在邮件正文中,确保邮件格式的规范与完整。除此之外,还可以通过“常用短语设置”,通过添加“固定常用短语”,避免一些常用短语重复书写,从而节约时间提高工作效率。


及时提醒:及时提醒确保高效传达

当发送邮件时,可发送手机短信或内部消息及时提醒。通过邮件与其他通讯方式连接,确保重要邮件及时有效的传送到相关人员手中。


分类管理:邮件管理资源分类

一封封邮件的传输,无形中是一种资源的积累。一些关于项目、客户资料的邮件,随着时间越积越多,不能删除但想找的时候又像大海捞针,该如何对其进行整理呢?

通过收件箱、草稿箱、发件箱的三个维度,实现对邮件的排序、条件查询,并可以对其编辑、转发、导出、打印预览、删除。同时还可以有自己定义的个人文件夹,将内部邮件分类存储于文件夹中。通过这样的方式,重要的邮件不必删除,只需要进行分类或者存储在自定义的文件夹中,当有需要的时候可以进行查看并可关联其他流程。

叱咤职场的梦想需要有脚踏实地的实力,细节之处显见真章,一封小小的邮件包含了一大片天空。如果梦想还很遥远,那就先从征服眼前的这封邮件开始吧。

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